Informácia o spracúvaní osobných údajov

Pre informačný systém: IS personalistika a mzdy

Informácia o spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb podľa §19 a §20 Zákona č.18/2018Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon“) a čl. 13 a 14 Nariadenia Európskeho parlamentu a rady (EU) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „nariadenie“)

Cieľom tejto informácie je poskytnúť Vám informácie o tom, aké osobné údaje spracúvame, ako s nimi zaobchádzame, na aké účely ich používame, komu ich môžeme poskytnúť, kde môžete získať informácie o Vašich osobných údajoch a uplatniť Vaše práva pri spracúvaní osobných údajov.

Identifikačné a kontaktné údaje:

Prevádzkovateľom spracúvajúcim Vaše osobné údaje je OKALED, s.r.o., Kovarce 12, 47 504 978, info@okaled.sk

Kontaktné údaje zodpovednej osoby pre dohľad nad spracúvaním osobných údajov:

0905 659 304, info@okaled.sk

1. Účel spracúvania osobných údajov a právny základ spracúvania

Účelom spracúvania osobných údajov je: plnenie povinností zamestnávateľa  súvisiacich s pracovným pomerom alebo obdobným pracovným vzťahom napr. na základe dohôd vykonávaných mimo pracovného pomeru (ďalej len pracovnoprávne vzťahy), vrátane predzmluvných vzťahov, rokovania o zmene zmluvy a spracovanie pracovnej agendy prevádzkovateľa, ktorá obsahuje najmä osobné údaje súvisiace s kvalifikáciou, profesionálnymi skúsenosťami zamestnanca a údaje, ktoré môžu byť významné z hľadiska práce, ktorú má zamestnanec vykonávať, vykonáva alebo vykonával, najmä však:

• spracúvanie osobných údajov personálnej, pracovnej agendy dotknutých osôb v súlade s osobitnými zákonmi po dobu trvania pracovnoprávneho vzťahu za účelom vedenia personálnej a pracovnej agendy zamestnancov a uchovávanie týchto osobných údajov po dobu povinnej archivácie v zmysle osobitných zákonov,
• vedenie mzdovej agendy dotknutých osôb,
• vedenie evidencie dochádzky do práce, kontroly odpracovaného času, evidencie nároku na stravu, jej prevzatí a úhrade za stravu (stravné lístky),
• spracovanie osobných údajov uchádzačov o zamestnanie, zaradenie uchádzača do evidencie záujemcov o zamestnanie pre posúdenie vhodnosti na danú pracovnú pozíciu,
• hodnotenie dotknutých osôb za účelom zabezpečenia efektívnej prevádzky prevádzkovateľa po dobu trvania pracovnoprávneho vzťahu,
• kopírovanie úradných dokladov s osobnými údajmi na základe osobitných zákonov
• spracúvanie a poskytovanie osobných údajov dotknutých osôb v súlade s osobitnými zákonmi po dobu trvania pracovnoprávneho vzťahu za účelom vedenia agendy bezpečnosti práce (napr. poučenie z predpisov bezpečnosti práce) na základe osobitných zákonov (zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci – § 17),
• spracúvanie dokladov o zdravotnej spôsobilosti (uložené v osobnom spise dotknutej osoby) za účelom zabezpečenia agendy bezpečnosti práce a zdravotnej služby podľa zákona č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci v znení neskorších predpisov a zákona č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia v znení neskorších zákonov,
• spracovanie, postupovanie alebo zverejňovanie osobných údajov dotknutých osôb – zamestnancov v rozsahu titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, služobné zaradenie, funkčné zaradenie, osobné číslo zamestnanca alebo zamestnanecké číslo zamestnanca, odborný útvar, miesto výkonu práce, telefónne číslo, faxové číslo, adresu elektronickej pošty na pracovisko a identifikačné údaje zamestnávateľa za účelom plnenia pracovných a funkčných povinností dotknutej osoby,
• poskytovanie osobných údajov dotknutých osôb sociálnej poisťovni, zdravotným poisťovniam, daňovému úradu, inšpektorátu práce prípadne ďalším organizáciám (napr. doplnkovým dôchodkovým spoločnostiam, súdu a pod.) na základe osobitných zákonov,
• poskytovanie osobných údajov zamestnancov a osôb v obdobnom pracovnoprávnom vzťahu školiacim organizáciám za účelom vydania potvrdenia, osvedčenia, certifikátu podľa príslušných osobitných zákonov alebo štandardov,
• poskytovanie osobných údajov zamestnancov a osôb v obdobnom pracovnoprávnom vzťahu zmluvným partnerom, sprostredkovateľom pre zabezpečenie povinností prevádzkovateľa,
• spracovanie a poskytovanie osobných údajov dotknutých osôb riadiacemu orgánu a platobnej jednotke v rozsahu podľa zmluvy o poskytnutí nenávratného finančného príspevku a osobitných zákonov SR a EÚ na účely refundácie mzdových a personálnych výdavkov na základe súhlasu dotknutých osôb spracovanie osobných údajov – pracovné cesty. Účelom spracovania osobných údajov je spracúvanie osobných údajov dotknutých osôb za účelom evidencie služobných resp. pracovných ciest, vyplatenia cestovných náhrad podľa osobitných zákonov a za účelom refundácie vyúčtovaných cestovných náhrad v súlade so zmluvou o poskytnutí nenávratného finančného príspevku. (cestovné príkazy vrátane príloh, prehľady o pracovných cestách, výpisy o úhrade cestovných náhrad),
• spracovanie výpisov z registra trestov (dotknuté osoby) za účelom ich predkladania v rámci verejného obstarávania na základe požiadavky verejného obstarávateľa podľa Zákona o verejnom obstarávaní.
• poskytovanie osobných údajov zmluvným partnerom za účelom účasti vo verejnej, obchodnej alebo inej súťaži za účelom preukázania odbornej spôsobilosti dotknutých osôb podľa Zákona o verejnom obstarávaní, Obchodného zákonníka, alebo podľa podkladov vyhlasovateľa súťaže. Spracúvanie dokladov o odborných spôsobilostiach dotknutých osôb za účelom ich postupovania tretím osobám (zmluvným partnerom, vyhlasovateľom súťaží, certifikačným organizáciám) pri predkladaní podkladov v rámci verejných a obchodných súťaží, v rámci preukázania spôsobilosti a činnosti Spoločnosti,
• spracovanie osobných údajov dotknutých osôb – vodičov služobných vozidiel podľa zákona č. 725/2004 Z. z. zákon o podmienkach prevádzky vozidiel v premávke na pozemných komunikáciách a o zmene a doplnení niektorých predpisov za účelom vedenia evidencie školenia vodičov a prevádzky vozidiel, spracovanie evidencie o vyplatení zahraničných alebo tuzemských služobných ciest podľa zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov,
• oznámenie osobných údajov zamestnanca vyslaného na výkon prác pri poskytovaní služieb prevádzkovateľa podľa § 4, zákona č. 351/2015 Z. z. o cezhraničnej spolupráci pri vysielaní zamestnancov na výkon prác pri poskytovaní služieb v znení neskorších zákonov.
• spracúvanie fotografie na zamestnaneckých kartách a v rámci dochádzkového systému prevádzkovateľa za účelom kontroly vstupu zamestnanca, evidencie dochádzky, odpracovaného času,
• poskytovanie benefitného programu zamestnancom v rámci oprávneného záujmu prevádzkovateľa,
• spracúvanie súkromného tel. čísla za účelom plnenia pracovných povinností v rámci oprávneného záujmu prevádzkovateľa,
• sledovanie efektivity práce zamestnanca pre výpočet výšky finančného ohodnotenia a zvýšenia motivácie v rámci oprávneného záujmu prevádzkovateľa/ na základe súhlasu dotknutej osoby,

Osobné údaje sa spracúvajú na základe:

• zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v platnom znení (ďalej len Zákonník práce)
• zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov,
• zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov  (napr. 231, § 232)
• zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene zákona o poisťovníctve v znení neskorších predpisov (napr. § 24),
• zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (napr. § 36,   § 37, § 38, § 39),
• zákona č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
• zákona č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
• zákona č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde v platnom znení,
• zákona č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení v znení neskorších predpisov,
• zákona č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
• zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov,
• zákona č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci,
• zákona č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia v znení neskorších zákonov,
• zákona č. 725/2004 Z. z. o podmienkach prevádzky vozidiel v premávke na pozemných komunikáciách a o zmene a doplnení niektorých predpisov,
• zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov,
• zákona č. 351/2015 Z. z. o cezhraničnej spolupráci pri vysielaní zamestnancov na výkon prác pri poskytovaní služieb v znení neskorších zákonov,
• zákona č. 404/2011 Z. z. o pobyte cudzincov a o zmene a doplnení niektorých zákonov

Oprávnené záujmy prevádzkovateľa, alebo tretej strany

Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na účel oprávnených záujmov prevádzkovateľa, alebo tretej strany, a to:

• Poskytovanie benefitného programu zamestnancom v rámci oprávneného záujmu prevádzkovateľa,
• Spracúvanie súkromného tel. čísla za účelom plnenia pracovných povinností v rámci oprávneného záujmu prevádzkovateľa,
• Sledovanie efektivity práce zamestnanca pre výpočet výšky finančného ohodnotenia a zvýšenia motivácie v rámci oprávneného záujmu prevádzkovateľa/ na základe súhlasu dotknutej osoby.

• Identifikácia spracúvaných osobných údajov dotknutých osôb

Dotknuté osoby, o ktorých sa osobné údaje spracúvajú sú: uchádzači o zamestnanie, zamestnanci, osoby pracujúce v rámci pracovnoprávneho vzťahu, manželia alebo manželky zamestnancov, vyživované deti zamestnancov, rodičia vyživovaných detí zamestnancov, blízke osoby, bývalí zamestnanci,

Rozsah spracúvaných osobných údajov:

• rodné číslo (dátum narodenia),
• meno, priezvisko, titul,
• rodné meno, miesto narodenia, stav,
• osobné číslo, pracovná pozícia/zaradenie,
• fotografia,
• číslo občianskeho preukazu,
• osobné údaje o dosiahnutom vzdelaní, kvalifikáciách a absolvovaní kurzov, stupeň jazykových  schopností a  vedomostí, prípadne iných údajov o vzdelávaní a zvyšovaní kvalifikácie, ktoré sú potrebné na posúdenie alebo doloženie kvalifikácie, pre danú pracovnú pozíciu,
• pracovné hodnotenie,
• hodnotenie kvality práce,
• údaje o prídavkoch na deti,
• poistenie liečebných nákladov (európsky preukaz poistenca),
• údaje o dochádzke do práce,
• údaje o zaplatení poplatku za stravu,
• evidencia (údaje) o služobných cestách (cestovné náhrady),
• evidencia jázd na služobných vozidlách,
• evidencia vodičov (karta vodiča, vodičský preukaz, kvalifikačná karta, zdravotná a psychologická spôsobilosť),
• osobné údaje týkajúce sa ochrany zdravia a bezpečnosti pri práci,
• životopis,
• pohlavie,
• podpis,
• osobné údaje z výpisu registra trestov,
• registrácia pracovných úrazov a chorôb z povolania,
• osobné údaje týkajúce sa platových náležitostí, daní a odvodov podľa osobitných zákonov,
• číslo telefónu a faxu,
• zrazené preddavky na daň a na nezdaniteľnú časť základu dane,
• nezdaniteľnú časť základu dane na manželku (manžela),
• zamestnanecká prémia a daňový bonus,
• ročné zúčtovanie,
• poistné na dôchodkové zabezpečenie,
• zdaniteľné príjmy,
• identifikačné číslo sociálneho zabezpečenia,
• adresa prechodného pobytu, ak ho dotknutá osoba má,
• príspevky na starobné dôchodkové sporenie,
• doba trvania pracovného pomeru,
• druh vykonávaných prác,
• údaje o poskytnutej mzde za vykonanú prácu, o poskytnutej náhrade mzdy a náhrade za čas pracovnej pohotovosti, o zrazených preddavkoch na daň z príjmov,
• údaje o poskytnutej mzde za vykonanú prácu, o poskytnutej náhrade mzdy a náhrade za čas pracovnej pohotovosti, o zrazených preddavkoch na daň z príjmov a o ďalších skutočnostiach,
• údaj o poskytnutí odchodného,
• údaje o bankovom účte,
• vymeriavací základ zdravotného poistenia,
• preddavok na zdravotné poistenie,
• iné odmeny za prácu,
• sumy postihnuté výkonom rozhodnutia nariadeným súdom alebo správnym orgánom,
• peňažné tresty a pokuty, ako aj náhrady uložené zamestnancovi vykonateľným rozhodnutím príslušných orgánov,
• neprávom prijaté sumy dávok sociálneho poistenia a dôchodkov starobného dôchodkového sporenia alebo ich preddavky, štátnych sociálnych dávok,
• ročný úhrn vyplateného dôchodku,
• údaje o pracovnej neschopnosti,
• údaje o dôležitých osobných prekážkach v práci,
• údaje o zmenenej pracovnej schopnosti,
• údaje o  zamestnávateľoch,
• údaje o rodinných príslušníkoch  v rozsahu meno, priezvisko, adresa, dátum narodenia, – údaje o manželovi alebo manželke, deťoch, rodičoch detí  v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa,
• názov pracoviska, druh práce, dĺžka expozície, faktory práce a pracovného prostredia a výsledky posúdenia zdravotných rizík,
• údaje o vedení zamestnanca v evidencii nezamestnaných občanov,
• údaje o čerpaní materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky.

• Identifikácia príjemcov, kategórie príjemcov

Prevádzkovateľ môže poskytnúť osobné údaje oprávneným subjektom ako sú inštitúcie a organizácie, ktorým spracúvanie povoľuje osobitný právny predpis, alebo zmluvným partnerom (najmä sprostredkovateľom), ktorí sa zmluvne zaviazali prijať primerané záruky zachovania ochrany spracúvaných osobných údajov, nasledovne:

• Prenos osobných údajov do tretej krajiny / medzinárodnej organizácii

Prenos do tretích krajín, alebo medzinárodných organizácií sa nevykonáva.

• Identifikácia zdroja, z ktorého boli osobné údaje získané

Priamo od dotknutej osoby, alebo jej zákonného zástupcu.

• Doba uchovávania osobných údajov

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu, nasledovne:

• Profilovanie

Prevádzkovateľ nespracúva osobné údaje profilovaním, ani obdobným spôsobom založenom na automatizovanom individuálnom rozhodovaní.

• Práva dotknutej osoby

Dotknutá osoba má právo požadovať od prevádzkovateľa prístup k osobným údajom, ktoré sú o nej spracúvané, právo na opravu osobných údajov, právo na vymazanie, alebo obmedzenie spracúvania osobných údajov, právo namietať voči spracúvaniu osobných údajov, právo na neúčinnosť automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania, právo na prenosnosť osobných údajov, ako aj právo podať návrh na začatie konania dozornému orgánu. V prípade ak prevádzkovateľ spracúva osobné údaje na základe súhlasu dotknutej osoby, dotknutá osoba má právo kedykoľvek svoj súhlas so spracúvaním osobných údajov odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov založeného na súhlase pred jeho odvolaním. Dotknutá osoba môže uplatniť svoje práva zaslaním emailu na adresu: info@okaled.sk , alebo písomne na adresu prevádzkovateľa.

• Povinnosť poskytnutia osobných údajov

Poskytnutie osobných údajov v prípade spracúvania osobných údajov na základe súhlasu dotknutej osoby je dobrovoľné (poskytnutie nie je zákonnou/zmluvnou požiadavkou), v prípade nesúhlasu bude prevádzkovateľ rešpektovať rozhodnutie dotknutej osoby a nebude vyvodzovať žiadne následky.

Poskytnutie osobných údajov spracúvaných podľa zákonníka práce a osobitných zákonov je zákonnou požiadavkou /zmluvnou požiadavkou, resp. požiadavkou ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy. Dotknutá osoba má povinnosť poskytnúť osobné údaje, v prípade ich neposkytnutia prevádzkovateľ dotknutej osobe nezabezpečí uzatvorenie, či plnenie zmluvy.

Informácia o spracúvaní osobných údajov

Pre informačný systém: IS marketing

Informácia o spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb podľa §19 a §20 Zákona č.18/2018Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon“) a čl. 13 a 14 Nariadenia Európskeho parlamentu a rady (EU) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „nariadenie“)

Cieľom tejto informácie je poskytnúť Vám informácie o tom, aké osobné údaje spracúvame, ako s nimi zaobchádzame, na aké účely ich používame, komu ich môžeme poskytnúť, kde môžete získať informácie o Vašich osobných údajoch a uplatniť Vaše práva pri spracúvaní osobných údajov.

1. Identifikačné a kontaktné údaje:

Prevádzkovateľom spracúvajúcim Vaše osobné údaje je OKALED, s.r.o., Kovarce 12, 47 504 978, info@okaled.sk, Tel.č.: + 421 385 316 165

• Kontaktné údaje zodpovednej osoby pre dohľad nad spracúvaním osobných údajov:

0905 659 304, info@okaled.sk

• Identifikácia spracúvaných osobných údajov dotknutých osôb

Osobné údaje klienta / zákazníka / potenciálneho zákazníka v rozsahu titul, meno, priezvisko, emailová adresa, adresa, dátum narodenia, telefónne číslo

• Identifikácia zdroja, z ktorého boli osobné údaje získané

Priamo od dotknutej osoby (osobne, emailom, telefonicky, cez web stránku prevádzkovateľa)

• Účel spracúvania osobných údajov a právny základ spracúvania

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje za účelom vykonávania marketingu (informovania o novinkách, zľavách a iných marketingových ponukách) na základe dobrovoľného súhlasu dotknutej osoby podľa §13 ods. 1 písm. a) Zákona a čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia.

Oprávnené záujmy prevádzkovateľa, alebo tretej strany

Spracúvanie osobných údajov za účelom oprávnených záujmov prevádzkovateľa, alebo tretej strany sa nevykonáva.

• Identifikácia príjemcov, kategórie príjemcov

Prevádzkovateľ môže poskytnúť osobné údaje:

Sprostredkovateľom, ktorí sa zmluvne zaviazali prijať primerané záruky zachovania ochrany spracúvaných osobných údajov, nasledovne:

Pre účel vedenia účtovníctva a fakturácie spoločnosť ProAccount, s.r.o., M. Benku 2462/16, 45934827,

Oprávneným subjektom (inštitúciám/organizáciám) podľa osobitného právneho predpisu (napr. orgány činné v trestnom konaní, a pod.)

Iným prevádzkovateľom na základe Vášho dobrovoľného súhlasu.

• Prenos osobných údajov do tretej krajiny / medzinárodnej organizácii

Prenos do tretích krajín, alebo medzinárodných organizácií sa nevykonáva.

• Doba uchovávania osobných údajov

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu, najviac však po dobu 2 rokov od ich získania / ukončenia 2. kalendárneho roku v ktorom boli osobné údaje poskytnuté.

• Práva dotknutej osoby

Dotknutá osoba má právo požadovať od prevádzkovateľa prístup k osobným údajom, ktoré sú o nej spracúvané, právo na opravu osobných údajov, právo na vymazanie, alebo obmedzenie spracúvania osobných údajov, právo namietať voči spracúvaniu osobných údajov, právo na neúčinnosť automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania, právo na prenosnosť osobných údajov, ako aj právo podať návrh na začatie konania dozornému orgánu. V prípade ak prevádzkovateľ spracúva osobné údaje na základe súhlasu dotknutej osoby, dotknutá osoba má právo kedykoľvek svoj súhlas so spracúvaním osobných údajov odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov založeného na súhlase pred jeho odvolaním. Dotknutá osoba môže uplatniť svoje práva zaslaním emailu na adresu: info@okaled.sk , alebo písomne na adresu prevádzkovateľa.

1. Povinnosť poskytnutia osobných údajov

Dotknutá osoba poskytuje svoje osobné údaje dobrovoľne, na základe súhlasu (poskytnutie nie je zákonnou/zmluvnou požiadavkou), v prípade ich neposkytnutia nebude informovaná o novinkách, zľavách, či iných marketingových ponukách.

1. Profilovanie

Prevádzkovateľ nespracúva osobné údaje profilovaním, ani obdobným spôsobom založenom na automatizovanom individuálnom rozhodovaní.